Wenn ich die Jubiläumsfeier knapp zusammenfassen müsste, würde ich sagen:
Schmales Budget, wenig Zeit, viele Ideen, hingebungsvolles Engagement, ein großartiges Ende!
Zuerst wird entschieden, dann gehandelt!
Nicht immer sind alle mit den gefällten Entscheidungen zu 100 % zufrieden. Die Sache ist jedoch so, dass es kaum gelingen wird, alle zufrieden zu stellen. Wie könnte das auch je der Fall sein? Entscheidungen trifft das Orga-Team in demokratischer Abstimmung – zumindest wenn alle anwesend sind. Das führt unweigerlich dazu, dass nicht alle glücklich sind mit den Entscheidungen oder der Umsetzung. Jede und jeder möchte eine fantastische Party, jede und jeder ist der Überzeugung, dass die eigene Idee noch besser wäre.
Beispielsweise hat die Orga-Gruppe entschieden die Jubiläumsfeier in einem abgelegenen Tennisclub in Köpenick zu feiern. Die Feierlocation glänzt aber mit einer tollen Außenanlage mit Spreeblick. Wir haben uns also für eine kleine Räumlichkeit mit Ambiente, mit der wohl schönsten Raucherecke Berlins und der Möglichkeit bis in die Puppen ohne Sperrstunde tanzen zu können, und nicht für eine gut zu erreichende, zweckmäßige, eher nach Büro anmutende Räumlichkeit, entschieden.
Die Werbetrommel wurde gerührt, sowohl in der digitalen als auch in der analogen Welt. Wie viele Gäste kommen würden, war bis zur Jubiläumsfeier unklar. Allerdings – so muss ich sagen – war die Anzahl der Gäste entscheidend darüber, ob wir uns für die richtige Location entschieden haben oder nicht. Wären sehr viel mehr Gäste gekommen als da waren, wäre es ungemütlich geworden. Für mein Empfinden waren es jedoch der Location entsprechend ausreichend viele und definitiv nicht zu wenige Gäste. Ich habe mich dabei auf meine Erfahrung verlassen, dass in der Regel nur 10-20 % der eingeladenen und angesprochenen Gäste kommen würden, auf mein Bauchgefühl gehört und mich überzeugen lassen, dass es für so eine Feier auch mal eine Location weiter weg sein darf. Einfach mal was wagen, wird schon klappen!
Andere Entscheidungen zum Beispiel ob Eintrittsgeld genommen wird oder nicht, musste ich schlussendlich allein treffen. Es wurde viel diskutiert, unterschiedliche Argumente vorgebracht, als es zu keinem Ergebnis geführt hat, jedoch die Einladungen raus mussten, fiel die Entscheidung: Eintrittsgeld wird es keines geben. Eines kann ich also mit Sicherheit sagen, zum Glück habe ich mich gegen das Eintrittsgeld entschieden. Es sind viele tolle Menschen gekommen, die mitgefeiert haben, die uns eine kleine Spende für das Buffet haben zukommen lassen. Auf die Toastmasters ist eben Verlass!
Welche Eigenschaften du als Projektleitung brauchst?
Wie gehe ich denn nun in der Praxis vor, wenn ich eine fette Fete feiern will?
Zunächst ein Mal entwickelt man für sich selbst eine Vision davon, was man sich als Ausgang für den Abend wünscht. Frage dich: Was ist das Ziel der Veranstaltung?
Mein Ziel war es:
uns selbst zu feiern und eine gute Zeit miteinander zu haben
eine denkwürdige Party zu schmeißen, an die sich jeder gern erinnern will und eine prickelnde Atmosphäre
eine Veranstaltung, die den Ansprüchen unseres Toastmasters Clubs gerecht wird
ein ansprechendes Abendprogramm auf die Beine zu stellen
eine Feier, die auch unsere Gäste schätzen würden
Ausgehend von diesen 5 Punkten habe ich dann eine Prioritätenliste erstellt bzw. diese an mein Team kommuniziert. Jeder im Team konnte sich einbringen, Vorschläge machen und sich jene Punkte heraussuchen, die am besten zu ihm oder ihr passen.
Ein Tipp am Rande: Falls du demnächst eine Party planst und dir ein Team zur Verfügung steht, dann lasse alle selbst aussuchen, was die einzelnen Personen umsetzen wollen. Die Wahrscheinlichkeit ist dann hoch, dass diese das dann tun. Die restlichen Punkte, für die sich keiner gemeldet hat, werden dann nur so weit ausgeführt, wie es die restliche Kapazität erlaubt, oder es erbarmt sich dann noch jemand diese Punkte zu übernehmen. An dieser Stelle heißt es, Mut zur Lücke und immer flexibel bleiben.
Meine persönliche Lücke war das Buffet. Das Buffet hatte ich ausgelagert. Ob wir ein Buffet haben oder nicht, war für mich zweitrangig. Bei einem normalen Clubabend gibt es auch nichts zu essen. Andere im Orga-Team hätten von mir erwartet, dass ich das Essen in den Vordergrund stelle und es mir ein besonders Anliegen ist, dieses zu organisieren. Falsch gedacht.
Überlege dir, wo deine ganz persönlichen Prioritäten liegen und delegiere, was dir nicht allzu wichtig ist. Wenn deine Prioritäten klar sind, dann kannst du rangehen und einen Zeitplan festlegen.
Der Zeitplan und die Kommunikation
Wann muss was erledigt, fertig organisiert, kommuniziert, beauftragt und geliefert werden? Wenn ich so darüber nachdenke, dann ist das der herausforderndste Punkt und eines ist für mich klar, mit unzuverlässigen Teammitgliedern wird das zum pain point.
Ich kann von Glück reden, dass die Steglitz Toastmasters ihre Versprechen halten, umsetzen, was sie zugesagt und ihre Aufgaben fristgerecht erledigt haben. Vermutlich ist das auch der Grund, warum unsere Clubabende so reibungslos verlaufen. Die Steglitzer sind stets tip top vorbereitet, halten die Qualität der Clubabende hoch und engagieren sich. Das merkt man auch am Abend der Jubiläumsfeier. Als ich mit der großen Soundanlage im Raum aufschlage, ist fast jeder Tisch quietschegelb dekoriert, zwei befüllen Ballons mit Helium und eine steht hinterm Tresen und kocht Kaffee.
Damit alle wissen, was zu tun ist, ist es als Teamleitung von enormer Wichtigkeit zu kommunizieren. Klar und deutlich zu kommunizieren, viel zu kommunizieren, schriftlich wie mündlich zu kommunizieren. Mit einem verschmitzten Lächeln denke ich bei mir, dass ich froh sein kann, dass wir in einem Rhetorikverein wohl von Menschen umgeben sind, die gern kommunizieren. Das könnte geholfen haben.
Jetzt entsteht evtl. der Eindruck ich wäre sehr entspannt und stressresistent. Nun vielleicht bin ich das. Aber vielleicht bin ich so entspannt an die Sache rangegangen, weil ich aus Erfahrung weiß, dass es mit viel und mit wenig Stress zu einem Ende kommen würde. Was hilft sind eine klare Aufgabenverteilung, die Fähigkeit die Sache mal sein zu lassen, nicht darüber nachzudenken und Meditation um fokussiert zu bleiben. Schließlich ist all das, was ich hier beschreibe im Rahmen des Ehrenamtes aller Beteiligten geschehen.
Fragt man die unterschiedlichen Teammitglieder so findet der eine ich war optimal engagiert, die andere empfand mich als treibend und wiederum eine andere Person als zu unbeteiligt. Wie kann das sein, fragst du dich? Ganz einfach. Der Zeitplan gibt vor, wann man auf die Tube drücken muss und wann nicht. Meine Prioritätenliste gibt vor, für welche Aufgabe ich mehr Energie ich aufwenden muss und an welcher Person ich mehr ziehen sollte. Dabei versuche ich auch zu sehen, dass jeder sein eigenes Tempo fährt. Wir alle arbeiten, haben Familie, Freunde, Verpflichtungen im weitesten Sinne und die Organisation der Jubiläumsfeier ist nur ein freiwilliges, gelegentlich stressiges Hobby.
Neben all dem zusätzlichen Stress, den man sich dabei auflädt, darf der Spaß nicht auf der Strecke bleiben. Wenn sich die Orga-Gruppe trifft, dann ja, besprechen wir sachlich was die nächste Schritte sind, verteilen Aufgaben, und diskutieren Details, wie der Abend bestmöglich gestaltet werden soll, usw. Dabei war es mir jedoch ein hohes Anliegen, die Stimmung nicht zu vergessen. Habe ich Stress, schlechte Laune oder bin überfordert, dann überträgt sich das in Nullkommanix auf mein Team. Das lernt man nur über die Zeit, vermute ich.
Dankeschön
Ich bin sehr dankbar, darüber wie alles gekommen ist und einzelne Personen wie Doreen K. und Jan Christian, Friederike Galland, Astrid Buzin und Stella Covaci in den entscheidenden Momenten eigeninitiativ mit einer Leichtigkeit und Selbstverständlichkeit mein Tun unterstützt haben.
Ich freue mich, dass ich alle meine Wunschkandidaten für den Abend – Friederike Galland, Astrid Buzin und Max Rubinstein als Redner, Elena Perlich, Claudia Cassel und Robert Schieding im Gespräch und Jürgen Hall und Stella Covaci im Dialog – davon überzeugen konnte, auf die Bühne zu gehen in der Konstellation, wie ich es wollte.
Ich möchte mich bei allen bedanken, die mit angepackt, dekoriert, Essen mitgebracht, die Küche aufgeräumt und am nächsten Tag abgebaut haben.
Ihr wart ein tolles, engagiertes, leicht zu führendes Team!
Mein Fazit:
Würde ich es wieder tun? Ich sage ja und bringe zögerlich ein „aber bitte erst wieder zur nächsten Jubiläumsfeier“ mit an.
Ich bin gespannt wie nachhaltig diese gute Stimmung auf uns wirkt und wie gestärkt unsere Community dadurch wächst und zusammenwächst.
Ich habe wie immer viel gelernt, über mich und über euch. Ich nehme diese wertvolle Erfahrung und diese Erkenntnisse mit und kann hoffentlich bei der nächsten Veranstaltung damit arbeiten.
Meine Ziele habe ich erreicht. Die Gäste waren zufrieden, der Abend war definitiv erinnerungswürdig, das Programm ansprechend, unseren Ansprüchen zu Genüge. Und allen voran, hatten wir eine gute Zeit und haben ausgelassen gefeiert. Zwei der eingeladenen Gäste waren von der guten Stimmung so angesteckt, dass sie beim nächsten Clubabend ihren Mitgliedsantrag abgegeben haben.
Auf Facebook und Instagram werde ich in meiner Rolle als Vicepresident Public Relations nach und nach Fotos und Videos posten, sodass ihr da draußen euch daran erfreuen könnt.
Komm auch du bald bei unserem Clubabend vorbei und mach dir selbst ein Bild davon. Jeden 1. und 3. Mittwoch im Monat ab 18.30 Uhr (zurzeit) in der Düppelstraße 36, 12163 Berlin treffen wir uns.
Wir sehen uns!
Eure Alexandra Hadnadjev, Vize-Präsidentin für Öffentlichkeitsarbeit